Přednášky, semináře, projekty, brigády. Ale také akce s kamarády, rodinou, čas na sebe nebo spánek. Den má jen 24 hodin, ale někdy bychom potřebovali/y, aby trval 48. Když před námi stojí hora povinností, je klíčové umět si zorganizovat čas. Ne vždy se dá stihnout všechno, ale můžeme získat větší kontrolu nad tím, jak čas trávíme. Jak si při studiu organizovat čas, abychom měli/y prostor na povinnosti i radosti?
Co je to time management?
Time management je vědomé plánování a organizování našeho času mezi různé úkoly a aktivity. Může nám pomoci zvýšit produktivitu a snížit stres, který studium na vysoké škole přináší. Efektivní time management je také klíčový pro udržení duševní pohody a prevenci vyhoření. Je to proces, který vyžaduje trpělivost a praxi, ale výsledky stojí za to.
Jak na lepší time management?
1. Vyhraďte si každý den 10–30 minut na organizaci času
Time management vyžaduje pravidelný trénink. Zkuste plánování udělat součástí vaší denní rutiny. Většinou na to stačí krátký časový úsek. Můžete si naplánovat svůj den a udělat kroky k lepšímu time managementu popsané v následujících bodech. S dodržováním nového zvyku vám mohou pomoci mobilní aplikace (např. Loop).
2. Sepište si “to do list”
Povinností přibývá a někdy je náročné udržet všechny v hlavě. Hodně lidí si zapisuje své povinnosti do tzv. to do listů – seznamů úkolů, které chtějí udělat. To do list je potřeba každý den aktualizovat – splněné úkoly odškrtávejte a přidávejte nové. Pokud vám nevyhovuje seznam na papíře, stáhněte si mobilní aplikaci (např. Tick Tick, Todoist).
3. Určete si priority
Když je to-do list hotový, je potřeba zjistit, které úkoly jsou momentálně nejdůležitější. V určování priorit vám může pomoci tato vizuální technika:
-
- Papír si rozdělte na 4 části vertikální a horizontální osou.
- Připravte si seznam věcí, které chcete udělat.
- U každého úkolu se sami sebe zeptejte na dvě otázky:
- Je to pro vás důležité?
- Je to naléhavé?
Na základě odpovědí rozdělte úkoly do čtyř sekcí:
-
- Naléhavé a důležité – tyto úkoly udělejte co nejdříve.
- Naléhavé a nedůležité – pokud možno, delegujte je nebo jim věnujte co nejméně času.
- Nenaléhavé a důležité – naplánujte si je na později.
- Nenaléhavé a nedůležité – pokud možno, odstraňte je ze seznamu.
4. Používejte kalendář
To do list nám pomáhá držet přehled o všech povinnostech. Často se ale stává, že úkoly sice seřadíme do seznamu, ale stále odkládáme jejich realizaci. Proto pomáhá úkoly z to do listu naplánovat do kalendáře na konkrétní den a čas. Někomu může pomoci plánování do tzv. časových bloků – místo samotného úkolu si do kalendáře naplánujete i časový úsek, kdy se mu budete věnovat. Do kalendáře si kromě úkolů zapisujte všechny závazky i povinnosti – deadliny, termíny seminářů, brigád, setkání s kamarády.
5. Plánujte dozadu
Plánujete úkol do kalendáře, ale nejste si jistí/é, kolik času na něj budete potřebovat? Zkuste tzv. “plánování dozadu”. Představte si, že úkol máte už hotový. Jaké kroky jste museli/y udělat, abyste dosáhli/y výsledku? Zapište si je do chronologického seznamu. Tato technika vám pomůže získat detailnější přehled o tom, co všechno je potřebné pro dosažení cíle a kolik času asi budete potřebovat. Do kalendáře si můžete naplánovat, kdy se jednotlivým krokům budete věnovat.
Jak dodržet svůj plán?
Někdy se stává, že si uděláte detailní plán, ale když si k úkolu sednete, nemůžete se donutit k práci. Jak překonat blok a začít na úkolu pracovat?
1. Technika Pomodoro
Pokud je pro vás náročné soustředit se delší dobu a při práci vás stále něco vyrušuje, technika Pomodoro by mohla být pro vás ideální. Tato metoda time managementu spočívá v práci v kratších časových blocích s krátkými přestávkami (např. 25 minut práce / 5 minut přestávka). Je založená na předpokladu, že je jednodušší soustředit se 25 minut než celé dopoledne. Technika je flexibilní, takže si dobu práce a přestávek můžete upravit podle vlastních potřeb (např. 45 minut práce, 15 minut přestávka). Po několika pracovních blocích se doporučuje zařadit delší přestávku. Více o technice najdete v tomto videu: Beginner’s Guide to The Pomodoro Technique.
2. Technika Flowtime
Někdo rád pracuje ve vymezených časových blocích, jiný spíše následuje svůj vlastní rytmus. Flowtime je technika time managementu, při které intervaly práce nejsou pevně stanovené. Vychází z konceptu “flow”, kdy jsme plně ponořeni/y do určité činnosti a přestáváme vnímat čas. Tato technika se hodí na kreativní nebo analytické úkoly, při kterých je výhodnější naplno se do úkolu ponořit a nenechat se limitovat striktními časovými intervaly. Více o technice najdete v tomto videu: What is better than Pomodoro technique? FLOWTIME technique!: What is better than Pomodoro technique? FLOWTIME technique!.
3. Buďte flexibilní
Ne vždy je možné předvídat, jak rychle úkol dokončíme. Někdy se nám do cesty postaví nečekané okolnosti nebo prostě nemáme svůj den. Nikdo nezvládá plnit své plány vždy na 100 procent. Dovolte si v případě potřeby plány změnit a přizpůsobit aktuální situaci.
4. Dejte si přestávku
Někdy je efektivnější dát si přestávku než trávit čas prokrastinací a nucením se do úkolu. Pokud máte obavy, že přestávka se protáhne, nastavte si budík a přestávku ohraničte. Kromě ohraničení pomáhá naplánovat si i konkrétní činnosti, kterým se chcete o přestávce věnovat (např. projít se, udělat si čaj).
5. Rozdělte si úkol na menší kroky
Vypracovat celý projekt nebo pročíst skripta od začátku až do konce může znít náročně. Když stojíme před úkolem, vyžadujícím velké úsilí, často se začneme práci vyhýbat a volit únikové strategie (scrollování, uklízení pokoje nebo jakoukoliv činnost, která nesouvisí s úkolem). Proto je někdy efektivnější rozdělit si úkol na menší kroky. Přečíst si první tři stránky nezní tak náročně jako přečíst celou kapitolu nebo skripta. Tento přístup nám může pomoci snížit nechuť k učení a zároveň nám může přinést pocit, že se v plnění úkolu někam posouváme. A možná po splnění části úkolu zažijete i pocit úspěchu. Zkuste si na to vzpomenout, když se při práci zaseknete.
Funguje to?
Co vám na vašem time managementu funguje a co byste potřebovali vylepšit? Zkuste si na konci dne nebo týdne zhodnotit, jak se vám dařilo plnit svůj plán. Možná jste se na své úkoly nedokázali/y soustředit nebo jste potřebovali/y více času. Nebo bylo ve vašem dni příliš málo oddechu. Zkuste vymyslet, jak svůj plán vylepšit a lépe vybalancovat čas, který máte k dispozici. Za své úspěchy se nezapomeňte odměnit.
Pořád to nefunguje?
Pokud je organizace a plánování vašeho času pořád příliš náročné, můžete využít služeb naší koučky, která vám pomůže s prací na vašich cílech: Koučování osobnostního rozvoje – CIPS ČVUT Pokud máte obtíže s odkládáním úkolů a chcete se spolu s námi na to podívat, objednejte se do Psychologické poradny: Psychologická poradna – CIPS ČVUT
Chcete se dozvědět víc?
Podívejte se na video od Kariérního centra ČVUT o time managementu: Time management aneb jak užívat svůj čas a energii ku spokojenosti, nebo si přečtete článek: Jak na Time-management a produktivitu | Kariérní centrum ČVUT.
Mgr. Lenka Oppová